Gastos generales: la mitad invisible de la oferta

Hay un número de una propuesta que preparé y ejecuté en el norte que sorprende a cualquiera que no haya administrado obras en el desierto: costo directo, 164 millones de pesos; gastos generales, 166 millones. Más de la mitad del precio no estaba en ninguna partida del itemizado. Y no era un error — era la obra correcta, con el plazo correcto, en el lugar correcto.

Los gastos generales son una función del plazo

El costo directo escala con las cantidades: más metros cúbicos, más hormigón, más conexiones. Los gastos generales escalan con el tiempo. El administrador de obra, el jefe de terreno, el supervisor de calidad, el prevencionista, el bodeguero, el topógrafo, la camioneta, el minibús, la oficina de faena, el internet, la vigilancia: todos se pagan por mes, ejecute la obra rápido o lento. En una obra de 3,3 meses con una dotación indirecta de ocho a diez personas, esa estructura mensual domina el precio aunque el volumen físico sea acotado.

Por eso la primera pregunta de un estudio no es cuánto cuesta la partida, sino cuánto dura la obra. Un mes más de plazo puede costar más que un capítulo completo del presupuesto.

El histograma no es un adorno de la propuesta técnica

En proyectos de mayor escala —un parque eólico con BESS que estudié tenía casi 12 meses de plazo— los gastos generales se arman recurso por recurso y mes por mes: ingeniero residente, jefes de obra civil y eléctrico con fechas de entrada y salida distintas, supervisores de topografía, coordinadores HSE, y los viáticos y pasajes de cada uno. El histograma de personal que acompaña la propuesta técnica sale de esa misma tabla. Cuando el histograma se dibuja aparte, como un gráfico para cumplir con las bases, la propuesta técnica y la económica cuentan historias distintas — y los revisores del mandante lo notan.

Si el jefe de obra eléctrico entra el mes 3 en el histograma, tiene que entrar el mes 3 en los gastos generales. Coherencia entre documentos es lo primero que revisa una comisión evaluadora con experiencia.

Qué va en gastos generales y qué no

Un criterio simple que evita dobles conteos y omisiones: si el recurso sirve a una sola partida, va en el APU de esa partida; si sirve a toda la obra, va en gastos generales. El operador de la retroexcavadora va en la partida de excavación. El prevencionista va en GG. Los casos intermedios —el topógrafo que replantea fundaciones pero también controla rellenos— se resuelven por prorrateo, y se deja registro del criterio. Además de la estructura de personal, en GG viven los costos que las bases imponen y el itemizado no menciona: boletas de garantía, seguros, hitos de pago que obligan a financiar los primeros meses, y las exigencias de faena que se capturaron al leer las bases.

Antes de bajar el precio, revisar el plazo

Cuando una oferta no da con el presupuesto objetivo, el reflejo habitual es apretar los precios unitarios. Casi siempre hay más espacio en el plazo: secuenciar mejor los frentes, traslapar partidas, achicar un mes la permanencia del equipo indirecto. Bajar un 5% los APU en una obra corta mueve poco; bajar un mes de gastos generales mueve mucho, y además es defendible ante el mandante con un programa bien construido. Esa es, en el fondo, la razón por la que el programa de obras y el presupuesto deben salir de la misma mesa.